Tworzenie cennika usług jest jednym z większych wyzwań dla początkujących przedsiębiorców. Określenie cen to jedno, a obliczenie marży w taki sposób, aby biznes był rentowny, to zupełnie inna sprawa. Cennik usług w małej firmie musi być dobrze przemyślany, tak aby nie odstraszał klientów i nie doprowadził do zamknięcia firmy zbyt niskimi marżami. Niemalże, każdy początkujący przedsiębiorca zadaje sobie pytanie — jak ułożyć cennik usług?
Co w artykule?
Właściwe ustalanie cennika usług stanowi podstawowy element strategii biznesowej każdej małej firmy, mający bezpośredni wpływ na jej sukces rynkowy. To właśnie dzięki dobrze przemyślanemu cennikowi mała firma może nie tylko pokryć swoje koszty i wygenerować zysk, ale również skutecznie konkurować na rynku, przyciągając do siebie klientów. Jednakże, chyba najtrudniejsze wyzwanie pojawia się w momencie, gdy firma stara się zbalansować swoją strategię cenową między oferowaniem konkurencyjnych cen a zapewnieniem sobie wystarczającej marży zysku, aby kontynuować swoją działalność.
Jak wyliczyć cenę za swoje usługi?
Wyliczenie odpowiedniej ceny za usługi jest podstawowym elementem zarządzania finansami w każdej małej firmie. Proces ten wymaga dokładnej analizy kosztów stałych i kosztów zmiennych, które łącznie tworzą bazę do obliczenia całkowitego kosztu świadczenia usługi. Koszty stałe, takie jak czynsz za biuro, płace pracowników czy abonamenty na niezbędne narzędzia pracy, są stałą wartością, która nie zmienia się w zależności od ilości wyprodukowanych towarów czy wykonanych usług. Z kolei koszty zmienne, na przykład materiały eksploatacyjne czy koszty związane bezpośrednio z realizacją konkretnej usługi, rosną proporcjonalnie do liczby świadczonych usług.
Jednak to jeszcze nie wszystko, do poprawnego ustalenia cennika usług, oprócz pokrycia kosztów stałych i zmiennych, konieczne jest uwzględnienie pożądanej marży zysku. Marża ta jest wyrazem wartości, którą firma chce uzyskać ponad koszty bezpośrednie i pośrednie związane z oferowaniem danej usługi, stanowiąc ostateczny dochód firmy. Wyznaczenie optymalnej wysokości marży zysku jest procesem złożonym, w który musimy wziąć pod uwagę konkurencyjność rynku, oczekiwania klientów oraz pozycję marki.
Ponadto, warto wiedzieć, że cennik usług w każdej firmie będzie wyglądał nieco inaczej. Proces tworzenia cennika może się znacząco różnić się w zależności od branży i specyfiki działalności. W branży usług profesjonalnych, takich jak doradztwo czy księgowość, dominujące mogą być koszty stałe związane z wynagrodzeniami pracowników czy zakupem specjalistycznego oprogramowania, podczas gdy w usługach powszechnych takich jak fryzjerstwo czy florystyka zdecydowanie większy nacisk będzie położony na koszty materiałów i bezpośredniej pracy niezbędnej do wykonania usługi.
Aby lepiej zrozumieć proces tworzenia cennika, rozważmy przykładową firmę świadczącą usługi fryzjerskie. Jeśli koszt stały miesięczny wynosi 5 000 zł, a firma przewiduje obsługę około 160 klientów miesięcznie, koszt stały na jedno strzyżenie to 31 zł. Jeżeli do wykonania usługi potrzebne są materiały o wartości 10 zł oraz 30 minut pracy pracownika, przy stawce 50 zł/h, koszt zmienny wyniesie 35 zł. Sumując koszty stałe i zmienne, otrzymujemy 66 zł jako koszt bezpośredni usługi. Dodając do tego pożądaną marżę zysku, na przykład 30%, ostateczna cena usługi wyniesie 85 zł. Jest to oczywiście tylko przykład reprezentatywny i chodzi o samo zrozumienie i zastosowanie metod kalkulacji w praktyce.
Podstawą do stworzenia konkurencyjnego cennika usług jest znalezienie równowagi, która będzie przystępna dla klientów, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom rentowności.
Metody ustalania cen i strategie cenowe
W procesie ustalania cennika usług małe firmy mogą korzystać z różnych metod ustalania cen, z których każda ma swoje specyficzne zastosowania i może być bardziej lub mniej odpowiednia w zależności od charakteru działalności, oczekiwań klientów oraz warunków rynkowych. Jedną z podstawowych metod jest model kosztowy, polegający na dodaniu stałej marży zysku do kosztów produkcji lub świadczenia usługi. Ta metoda jest szczególnie przydatna dla firm, które chcą upewnić się, że wszystkie koszty są pokryte i generują zysk, ale może nie być optymalna w środowisku o bardzo wysokiej konkurencji.
Dlatego przed przygotowaniem cennika usług, warto rozważyć też inną popularną metodę. Model oparty na korzyściach dla klienta, kładzie nacisk na wartość, jaką usługa lub produkt wnosi do życia klienta, zamiast na koszty związane z jego produkcją. Ta strategia nie tylko może pozwolić firmie na ustalenie wyższych cen, ale również na wejście do środowiska bardziej konkurencyjnego. Kluczowe jest wykorzystanie mechanizmu kreowania usługi jako wyjątkowo wartościowej lub wręcz unikalnej. Taka polityka cenowa jest szczególnie skuteczna w branżach, gdzie usługi można dostosować do indywidualnych potrzeb klientów, podkreślając ich unikalną wartość.
Model konkurencyjny jest kolejną strategią, która polega na ustalaniu cen usług w oparciu o ceny najbliższej konkurencji. Firmy mogą wybrać, aby ich ceny były niższe, wyższe, lub równe cenom konkurentów z najbliższej okolicy. Ten sposób ustalania cen wymaga dokładnej znajomości rynku oraz elastyczności, aby szybko reagować na zmiany rynkowe. Niestety model konkurencyjny nie sprawdza się zbyt dobrze w przypadku usług oferowanych w internecie. Ponieważ często, szczególnie w wąskich środowiskach może prowadzić wręcz do niezdrowej konkurencji cenowej.
Niemniej jednak, wybór odpowiedniej strategii cenowej ma kluczowe znaczenie dla pozycjonowania firmy na rynku oraz jej rentowności. Strategia cenowa powinna być spójna z ogólną strategią i wizerunkiem firmy. Cennik usług powinien wręcz reprezentować wartości firmy oraz oczekiwaniami jej klientów. Firma aspirująca do statusu lidera w swojej okolicy, czy branży powinna wybrać model oparty na korzyściach dla klienta, podkreślając wyjątkowość swoich usług, podczas gdy przedsiębiorstwo konkurujące głównie ceną może zdecydować się na intensywny model konkurencyjny.
Co składa się na cenę usługi? Rozkład kosztów
Zrozumienie, co dokładnie składa się na cennik usług, jest niezbędne dla każdej firmy, która dąży do bycia konkurencyjną na rynku, jednocześnie zapewniając sobie odpowiedni poziom rentowności. Składniki ceny usługi można podzielić na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie, podatki oraz zaplanowaną marżę zysku. Każdy z tych elementów ma kluczowe znaczenie w kształtowaniu ostatecznej ceny oferowanej klientowi.
Koszty bezpośrednie obejmują wszystkie wydatki bezpośrednio związane z realizacją konkretnej usługi, takie jak materiały potrzebne do wykonania zlecenia oraz wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w bezpośrednią pracę nad usługą. Koszty bezpośrednie są stosunkowo łatwe do zidentyfikowania i przypisania do konkretnego zlecenia, co ułatwia kalkulację.
Koszty pośrednie, takie jak utrzymanie biura, koszty administracyjne, marketing i reklama, również muszą być uwzględnione w cenie usługi, jednak ich wydzielenie może być nieco bardziej skomplikowane. Są to koszty, które wspierają działalność firmy jako całości, a nie są przypisane do indywidualnych zleceń. Kluczowe jest znalezienie sprawiedliwego sposobu rozdzielenia tych kosztów na poszczególne usługi.
Podatki, które są płacone od obrotu, takie jak VAT, oraz od przychodu, takie jak podatek dochodowy, stanowią kolejny istotny element wpływający na cennik usług. Firma, sprzedając swoje usługi, jest zobowiązana do naliczenia VAT, a następnie odprowadzenia go do urzędu skarbowego, co wpływa na konieczność uwzględnienia tego podatku w kalkulacji ceny. Podatek dochodowy, czyli podatek od przychodów po odjęciu kosztów ich uzyskania i innych dopuszczalnych odliczeń, również ma wpływ na rentowność. Chociaż podatek ten nie jest bezpośrednio naliczany klientowi, to jego przybliżona wartość powinna zostać ujęta przy tworzeniu cennika i strategii cenowej firmy. Firma zarabiając na swoich usługach musi generować wystarczające przychody, by pokryć obciążenia podatkowe i zapewnić sobie czysty zysk.
Warto również założyć marżę od zysku, która jest wyrazem wartości dodanej przez firmę i jej celów rentowności. Marża od zysku pozwala firmie na rozwój, inwestycje w nowe narzędzia pracy, szkolenia pracowników, czy też tworzenie rezerw na mniej stabilne miesiące.
Zrozumienie i dokładna kalkulacja tych składników jest kluczowa, aby cennik usług nie tylko pokrywał wszystkie koszty, ale także generował zysk. Przykładowo, jeśli koszt bezpośredni usługi wynosi 500 zł, a koszty pośrednie przypisane do tej usługi to kolejne 200 zł, podatek VAT (procentowa stawka 23%, 8% lub 5%), plus marża od zysku, oraz przy dążeniu do marży zysku na poziomie 20%, ostateczna cena usługi powinna wynosić co najmniej 1150 zł (700 zł kosztów całkowitych + 23% VAT, + 20% marży zysku, + 10% marży od zysku).
Na powyższym przykładzie doskonale widać jak optymalizacja kosztów jest kluczowa, aby móc oferować konkurencyjne ceny. Firmy mogą szukać sposobów na redukcję kosztów bezpośrednich poprzez negocjacje cen z dostawcami czy efektywniejsze zarządzanie czasem pracy. Ograniczenie kosztów pośrednich może obejmować minimalizację niepotrzebnych wydatków administracyjnych czy też inwestowanie w działania marketingowe o wysokiej stopie zwrotu. Każda optymalizacja, która nie obniża jakości, może przyczynić się do bardziej konkurencyjnego cennika usług, zachęcając klientów do skorzystania z oferty firmy.
Jak prezentować cennik usług w małej firmie?
Przygotowanie przejrzystego i atrakcyjnego cennika usług jest nie tylko kwestią dobrego designu, ale również jasnego komunikowania wartości, jaką firma oferuje swoim klientom. Pierwszym krokiem powinno być zapewnienie, że cennik jest łatwy do znalezienia i zrozumienia. Każda usługa powinna być opisana w sposób zwięzły, ale wystarczająco szczegółowy, by potencjalny klient mógł bez problemu zrozumieć, co dokładnie obejmuje dana cena. Tłumacząc to inaczej, klienci lubią wiedzieć za co konkretnie płacą. Jednak ważne jest, aby uniknąć branżowego żargonu, który może być niezrozumiały i odstraszać potencjalnych klientów.
Klientów nie za bardzo interesuje w jaki sposób wykonujemy usługi, lecz to jakie korzyści przyniesie im wykonana usługa.
Mateusz Turek – www.mateuszturek.pl
Warto regularnie aktualizować cennik usług, aby odzwierciedlał on zmiany w kosztach prowadzenia działalności oraz dynamikę rynku. Tutaj nie ma jednej zasady mówiącej, jak często należy to robić, ale dobrą praktyką jest przegląd cennika przynajmniej raz w roku lub w przypadku znaczących zmian w strukturze kosztów. Ponadto komunikowanie zmian w cenniku klientom jest równie ważne, co same aktualizacje. Należy to robić w sposób przemyślany, najlepiej z wyprzedzeniem, aby dać klientom czas na adaptację. Ważną zasadą jest też polityka małych kroczków. Polega na wprowadzaniu kilku mniejszych skoków cenowych, niż jednego dużego. Duży wzrost ceny usług może doprowadzić do odwrócenia się stałych klientów i spadku rentowności firmy.
Zmiany w cenniku można zrealizować poprzez kanały komunikacji, z których firma zazwyczaj korzysta, takie jak e-mail, media społecznościowe, czy informacje na stronie internetowej.
Co jeszcze warto wiedzieć? Podsumowanie
Tworząc cennik usług dla małej firmy kluczowe jest zrozumienie i dokładne przeliczenie wszystkich kosztów związanych z oferowanymi usługami, zarówno tych bezpośrednich, jak i pośrednich, kosztów dodatkowych, kosztów podatków, a także kosztów ukrytych. Dodatkowo, niezbędne jest uwzględnienie marży zysku, która zapewni firmie rentowność oraz możliwości rozwoju. Przygotowanie cennika wymaga także zrozumienia różnych metod ustalania cen i wybranie tej, która najlepiej odpowiada specyfice działalności oraz oczekiwaniom klientów.
Istotne jest, aby pamiętać, że cennik usług nie jest elementem statycznym. Rynek, niezależnie od branży jest bardzo dynamiczny, to co dzisiaj jest na topie jutro już może być nieaktualne. Co oznacza, że strategie cenowe nie tylko mogą, wręcz powinny być regularnie przeglądane i dostosowywane do zmieniających się warunków rynkowych oraz potrzeb i oczekiwań klientów. Ponadto, eksperymentowanie z różnymi strategiami cenowymi może pomóc w znalezieniu optymalnego balansu między konkurencyjnością cen, a rentownością firmy.
Warto również śledzić działania najbliżej konkurencji, reakcje rynku na zmiany i dostosowywać swoją ofertę do aktualnych trendów. Dostosowywania oferty może obejmować wprowadzanie promocji, pakietów usług, czy też elastycznych modeli cenowych, które mogą przyciągnąć różne segmenty klientów. Najważniejsze jest, aby przy każdej zmianie monitorować wpływ na rentowność firmy, aby upewnić się, że dostosowania nie tylko zwiększają atrakcyjność oferty, ale też przyczyniają się do wzrostu zysków.
